Skartace

Zpracování Skartačního plánu a Předávacího protokolu

• Dle typu organizace ukladatele a jejich existujících dokumentů je zpracován Skartační plán společnosti.
• Návrh skartačního plánu společnosti je předložen ke schválení příslušnému státnímu archivu.
• Tento dokument rozdělí veškeré v organizaci ukladatele vzniklé či existující dokumenty do jednotlivých skartačních tříd a určí nutnou délku pro jejich uchovávání dle závazných právních předpisů.
• Je vypracován Předávací protokol zahrnující veškeré ve společnosti existující či vznikající písemnosti označované jako archiválie, tj. ty, které nelze po stanovené době skartovat.
• Po odsouhlasení předávacího protokolu jsou předány archiválie k trvalé archivaci do Státního archivu.

Skartace písemností

• Jsou prováděny pravidelné každoroční lednové skartace všech uložených písemností typu "S" s prošlou lhůtou skladování.
• Po obdržení příslušných povolení ze státních archivů jsou tyto písemnosti zbavené kovových součástí a průpisových kopírovacích papírů svázány a pod dohledem pracovníků naší společnosti odvezeny do velkokapacitního drtiče sběrných surovin. Menší množství písemností se likviduje přímo ve spisovně na skartovacím stroji.
• Nadstandardně vybrané písemnosti, u kterých je to od ukladatele vyžadováno, jsou uloženy do uzamykatelných kontejnerů a odvezeny do specializované firmy k likvidaci.

Na tyto písemnosti je vydán certifikát o provedené likvidaci dat.