Třídění a skladování

Třídění písemností ve spisovně

Ve spisovně dochází k roztřídění spisů dle Typového skartačního rejstříku a souvisejících předpisů a to v rozsahu dohodnutém s klientem.

Dokumenty je možné třídit:

• obecněji, tj. po celých pořadačích, přičemž klient přebírá zodpovědnost za obsah jednotlivých pořadačů a jejich správné zařazení do skartačního plánu.
• skutečně precizní roztřídění, kdy pracovník spisovny prochází rovněž obsah jednotlivých pořadačů a tyto detailně roztřiďuje dokument po dokumentu.

Převzaté písemnosti jsou tříděny dle skartačního plánu dané organizace do tří skupin (archiválie "A", písemnosti k uložení a následné skartaci "S" a Skart).

Skart písemnosti s prošlou lhůtou skartace jsou podrobně sepsány a uloženy do skladu. Po obdržení skartačního povolení od příslušného státního archivu se provádí jejich likvidace.

Pís. "A" případné nalezené archiválie jsou navrženy k uložení do státního archivu, kam jsou ihned po schválení odvezeny-

Pís. "S" písemnosti, u nichž dosud neskončila zákonná doba skladování jsou řazeny podle skartačního plánu za sebou a uloženy do archivních krabic. Dále jsou tyto krabice a dokumenty indexovány a jejich seznam s dalšími daty uložen do počítačové databáze pro snadnější orientaci. Skartační lhůta může být na žádost ukladatele prodloužena nad rámec zákonných lhůt (např. za účelem soudních sporů)

Pís. "V" písemnosti, které jsou po skončení jejich skartační doby znovu posouzeny a navrženy buď do "A" nebo "S"

Všichni zaměstnanci spisovny jsou vázáni povinností dodržování ochrany utajovaných skutečností a ostatních dat.

Každý ukladatel obdrží po roztřídění písemností dokument obsahující:

• soupis uložených písemností
• seznam skartovaných písemností
• seznam archiválií odevzdaných do příslušného státního archivu, který si obě smluvní strany navzájem odsouhlasí Skladování

Platíte pouze za prostor, který je skutečně používán k uložení písemností a který Vaše společnost využívá, přičemž jeho velikost je flexibilní. Díky tomu jsou Vaše náklady za skladování nejnižší možné.

Poplatky jsou účtovány:
- existující společnosti dopředu či čtvrtletně
- likvidované společnosti je celá suma účtována dopředu pro celé období skladování

Budova spisovny:
-je zařazena do kategorie budov se zvýšeným požárním nebezpečím
- budova podléhá každoroční kontrole státního požárního dozoru
- vstupní prostor je opatřen mříží
- vnitřek budovy je vytápěn elektrickým akumulačním topením na teplotu 15-20°C
- ukládací prostory jsou vybavené stacionárními regály

Provoz spisovny podléhá dozoru Státního oblastního archivu v Praze, kam se pravidelně zasílají seznamy písemností uložených likvidovaných organizací. Veškeré písemnosti jsou uloženy v archivačních krabicích. Každá krabice s písemnostmi je opatřena číslem organizace, spisovým a skartačním zámkem, rokem vzniku písemnosti, místem uložení a rokem skartace. Obsah krabice je počítačově zpracován.

Uložení písemností

• Roztříděné písemnosti jsou uloženy do alkalických archivních krabic (proti žloutnutí kyselého papíru).
• Krabice jsou dle uložených písemností indexovány a zařazeny do regálů spisovny.